Vor einen Telefongespräch beachten
Halten Sie Papier und Stifte für Notizen griffbereit.
Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche.
- Schalten Sie das Radio oder den Fernseher aus, oder drosseln Sie die Lautstärke.
- Schließen Sie Fenster und Türen vor dem Gespräch.
Machen Sie sich vor dem Telefongespräch eine Liste über alle offenen Fragen die Sie klären wollen.
Rufen Sie Leute die sehr gerne lange Reden kurz vor der Mittagspause oder vor den Feierabend an.
Das Erleichtert das Gespräch abzukürzen. Evtl. hilft auch der Hinweis auf einen Termin im Anschluss.
Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche.
- Schalten Sie das Radio oder den Fernseher aus, oder drosseln Sie die Lautstärke.
- Schließen Sie Fenster und Türen vor dem Gespräch.
Machen Sie sich vor dem Telefongespräch eine Liste über alle offenen Fragen die Sie klären wollen.
Rufen Sie Leute die sehr gerne lange Reden kurz vor der Mittagspause oder vor den Feierabend an.
Das Erleichtert das Gespräch abzukürzen. Evtl. hilft auch der Hinweis auf einen Termin im Anschluss.
Beim Telefonieren beachten
Melden Sie sich zuerst mit dem Firmennamen, dann mit Ihren Familienname.
Oft versteht der Anruf den ersten Teil des Anrufes nicht. Den Firmennamen kennt er aber ohnehin, er weiß ja wem er angerufen hat.
Sprechen Sie Ihren Namen deutlich und langsam aus.
Melden Sie sich zeitgemäß. "
"Firma XY Guten Morgen mein Name ist…"
“Guten Tag” hier spricht.."
“Guten Abend” Sie sprechen mit…"
Eine sehr gute Gesprächseröffnung bieten die Fragen:
“Wie kann ich Ihnen helfen?” oder “Was kann ich für Sie tun?”
Sprechen Sie zuerst positive und dann erst negative Punkte an.
Was ist gut? Was und wie kann man es besser machen?
Sprechen Sie mit älteren oder schwerhörigen Gesprächspartnern langsam aber nicht laut.
Diktieren Sie lange Zahlen, Ziffer für Ziffer. Zum Beispiel die Zahl 148: “Eins”, “Vier”, “Acht” statt “Hundertachtundvierzig“.
Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachbegriffe. Ihr Gesprächspartner könnte Sie leicht missverstehen.
Fassen Sie sich möglichst kurz und präzise.
Hören Sie zu, fragen Sie nach, bieten Sie Lösungen an.
Sprechen Sie den Gesprächspartner öfters mit seinen Namen an. Fast jeder freut sich seinen Namen zu hören.
Bleiben Sie immer Freundlich, auch bei Zeitdruck.
Lassen Sie den Gesprächspartner ausreden!
Zeigen Sie Grenzen auf, wenn es zu viel wird.
Nehmen Sie keine Verteidigungshaltung ein. Das heißt: rechtfertigen Sie sich nicht.
Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners.
Notieren Sie sich den Namen gegebenenfalls.
Notieren Sie sich wichtige Gesprächsdaten. Zum Beispiel: Gesprächspartner, Uhrzeit, Kosten, Termine usw.
Sagen Sie es wenn Sie etwas notieren.
Oft versteht der Anruf den ersten Teil des Anrufes nicht. Den Firmennamen kennt er aber ohnehin, er weiß ja wem er angerufen hat.
Sprechen Sie Ihren Namen deutlich und langsam aus.
Melden Sie sich zeitgemäß. "
"Firma XY Guten Morgen mein Name ist…"
“Guten Tag” hier spricht.."
“Guten Abend” Sie sprechen mit…"
Eine sehr gute Gesprächseröffnung bieten die Fragen:
“Wie kann ich Ihnen helfen?” oder “Was kann ich für Sie tun?”
Sprechen Sie zuerst positive und dann erst negative Punkte an.
Was ist gut? Was und wie kann man es besser machen?
Sprechen Sie mit älteren oder schwerhörigen Gesprächspartnern langsam aber nicht laut.
Diktieren Sie lange Zahlen, Ziffer für Ziffer. Zum Beispiel die Zahl 148: “Eins”, “Vier”, “Acht” statt “Hundertachtundvierzig“.
Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachbegriffe. Ihr Gesprächspartner könnte Sie leicht missverstehen.
Fassen Sie sich möglichst kurz und präzise.
Hören Sie zu, fragen Sie nach, bieten Sie Lösungen an.
Sprechen Sie den Gesprächspartner öfters mit seinen Namen an. Fast jeder freut sich seinen Namen zu hören.
Bleiben Sie immer Freundlich, auch bei Zeitdruck.
Lassen Sie den Gesprächspartner ausreden!
Zeigen Sie Grenzen auf, wenn es zu viel wird.
Nehmen Sie keine Verteidigungshaltung ein. Das heißt: rechtfertigen Sie sich nicht.
Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners.
Notieren Sie sich den Namen gegebenenfalls.
Notieren Sie sich wichtige Gesprächsdaten. Zum Beispiel: Gesprächspartner, Uhrzeit, Kosten, Termine usw.
Sagen Sie es wenn Sie etwas notieren.
Am Ende eines Telefongespräches beachten
Fassen Sie kurz die wichtigsten Punkte kurz zusammen.
Leiten Sie am besten das Ende des Gesprächs ein.
Sprechen Sie am Ende des Gespräches in der Vergangenheitsform. (zum Beispiel: „Gut, dass Sie mich informiert haben“)
Bedanken Sie sich für das Gespräch und nennen Sie Ihren Gesprächspartner dabei beim Namen.
“vielen Dank für das Gespräch Hr. XY”
(oder auch für den Auftag, …für die Informationen usw.)
Und wünschen Sie den Gesprächspartner weiterhin einen schönen und erfolgreichen Tag.
Leiten Sie am besten das Ende des Gesprächs ein.
Sprechen Sie am Ende des Gespräches in der Vergangenheitsform. (zum Beispiel: „Gut, dass Sie mich informiert haben“)
Bedanken Sie sich für das Gespräch und nennen Sie Ihren Gesprächspartner dabei beim Namen.
“vielen Dank für das Gespräch Hr. XY”
(oder auch für den Auftag, …für die Informationen usw.)
Und wünschen Sie den Gesprächspartner weiterhin einen schönen und erfolgreichen Tag.